Ако организирате официално събитие и се нуждаете от подходяща конферентна зала, трябва да имате предвид тези 10 неща.
С тяхна помощ ще изберете най-подходящата зала за едно прекрасно и успешно събитие, което ще е от полза, както за Вас, така и за всички гости.
Удобна локация
Удобната локация е от ключово значение за броя посещения на вашето събитие. Какво означава да е удобна локацията на вашата конферентна зала?
Да се намира близо до спирка на градски транспорт, на удобно пешеходно разстояние или да има достъпен паркинг за гостите. Изборът на местоположението на залата е едно първите най-важни неща, които трябва да имате предвид при организирането на вашето събитие.
Естествена светлина и светъл декор
Естествената светлина придава приятно усещане у гостите на събитието. Ако събитието трае дълго време, хубаво е да има достъп до естествена светлина, за да не се провежда изцяло на изкуствено осветление.
Светлият декор също е за предпочитане, макар и не задължителен. Защо? Защото, в случаите, когато залата не е много голяма, ако декорът е по-светъл, това я прави оптически по-голяма и създава усещане за уют и спокойствие, а това е много важно за преживяването на гостите.
Климатик
Без значение в кой сезон ще бъде вашето събитие, важно е залата да е климатизирана. Събирането на много хора на едно място автоматично повишава температурата и понякога се налага дори през по-хладните месеци да бъде използван климатик.
Безжичен интернет
Във века на технологиите интернетът не е предимство, а задължително условия. Повечето конферентни зали имат безжичен интернет, защото на конференции и всякакви други делови събития се налага гостите и/или лекторите да го използват.
Това, което е добре да проучите, е дали ще е достатъчно силен интернетът, ако на събитието присъстват повече гости.
Добро оборудване
Доброто оборудване също е част от обзавеждането на конферентната зала. Какво включва то? Мултимедия, екран, микрофон и компютър по възможност, тонколони и др. Повечето зали разполагат с това и те ще ви го предложат, когато се договаряте за цената за наема.
Задължително е да изпробвате техниката преди събитието. Също така, трябва да знаете към кого да се обърнете в случай на техническа неизправност. Обсъдете тези неща при уговарянето на залата, за да сте спокойни.
Удобни маси и столове
Удобните маси и столове са задължителни за фирмено или друго събитие. Колкото по-продължително е то, толкова повече трябва да се вгледате в отделните детайли при организацията, като например: удобна ли е атмосферата, има ли всичко необходимо за гостите, да им предоставите материали при необходимост и др.
Подходящо място за кафе-паузите
Почти всяко официално събитие или корпоративна среща изисква да има кафе-паузи. Обикновено те са времето, когато гостите могат да общуват помежду си, споделяйки опит и идеи, създавайки нови контакти.
Важно е в конферентната зала да има подходящо място за тези паузи. Ако вашето събитие се провежда в хотел, интересувайте се къде може да проведете кафе-паузите, ако в залата няма удобно място.
Ако търсите подходяща конферентна зала за вашето събитие или искате да прочетете още полезни съвети за организирането на събития, посетете сайта на Ивент плюс.
